¿Cómo evitar perder dinero y prestigio al importar de India a España en el sector textil?

Importar de India, de China, de Bangladesh, de México, de Estados Unidos,  o de cualquier lugar del mundo hacia España, requiere tomar en consideración diferentes aspectos básicos para planificar adecuadamente el proceso de importación. Este proceso puede suponer, para usted como importador o para su empresa importadora, el evitar pérdidas económicas considerables e innecesarias. En el presente artículo analizaremos una experiencia real y reciente,  de una empresa importadora desde India, que importó productos textiles por vía aérea.  Describiremos cada uno de los aspectos que el importador  y su proveedor Indio, no  tuvieron en cuenta al momento de importar mercancía de India y que determinaron el incurrir en costos imprevistos de importación por aranceles, demoras y gestión que debieron ser asumidos, en este caso,  por la empresa importadora de productos textiles y desde la perspectiva de la imagen de empresa,  retrasos en la entrega de los pedidos a los clientes.

A lo largo de este proceso para importar de India a España por vía aérea, observaremos el proceso general analizando los fallos detectados, las consecuencias, su valoración económica y principalmente, cómo se pudieron evitar. Bien es cierto, que esta importación tiene su origen en India, y podemos considerar todos los aspectos y recomendaciones que señalaremos como válidos para el caso de empresas que deseen saber cómo traer productos de China, de México, de Perú de EEUU o de cualquier país del mundo.

Consideramos que era importante escribir este artículo, porque frecuentemente nos encontramos con situaciones similares, y en empresas con o sin experiencia en importaciones, y que, por supuesto, son absolutamente evitables.

Acompáñenos en esta experiencia, estamos seguros que será de su interés.

Caso real de como importar de India a España productos textiles

I. Perfil de la empresa importadora

El primer lugar para importar de India a España, hay que tener claro que el importador desde India,  fue  una pequeña empresa PYME con muy poca experiencia en importaciones y que inicia operaciones de importación de prendas textiles para niños desde India.

II. La mercancía a importar de India

Los productos textiles  para importar de India a España,  fueron 1950 Kits de algodón tejido para niños, de las tallas, desde la 3 a 24 meses,  contenidas en 20 cajas de cartón con un peso bruto total  de 330 kilos y peso neto de 296 kilos. El valor total fue de 7.600 €, incluyendo el transporte aéreo y entrega en el almacén del importador.

III: Los acuerdos entre la empresa importadora española y el exportador Indio.

El origen de la exportación fue la ciudad de Chennai, en India, y el destino el aeropuerto internacional de la ciudad de Madrid. Las condiciones de entrega fueron en el almacén del importador de España. (Según nos refirió el importador) El pago mediante transferencia bancaria 50% con la orden de compra y 50%  antes del embarque, cuando la mercancía estuviese terminada y lista para el embarque.

IV. El inicio de las dificultades

Una vez acordados los precios y características de los productos y el plazo de entrega el importador de india a España procedió al realizar la transferencia por el 50% del valor total de la importación. La producción se llevó a cabo y quedo terminada con 10 días de retraso con respecto a la fecha de embarque  acordada. No obstante, el importador español, realizo el pago del 50% restante y a partir de ese momento quedo a la espera de que el exportador de India embarque las mercancías. Este proceso para importar de India a España se haría de forma inmediata, en el primer vuelo disponible,  según confirmó el proveedor indio, durante la primera semana del mes de marzo.

El día 27 de marzo, el importador, tomo contacto con nuestra empresa, KANVEL,  por recomendación de uno de nuestros clientes.  Muy preocupado, nos manifestó que no tenía noticias de su embarque y debía cumplir plazos de entrega urgentes y no obtenía respuesta de su proveedor.

Para tratar de solucionar este proceso de importa de India a España, inmediatamente, solicitamos la documentación básica del embarque AWB (Conocimiento de embarque aéreo), facturas de exportación del proveedor, paking list y en este caso el FORM A (Certificado de origen de las mercancías que posibilitan la exoneración o reducción del pago de los aranceles). El importador no tenía ninguna, ni tampoco el contacto de la empresa transitaría del proveedor en india.

En este caso, le solicitamos el contacto de su proveedor en India en Chennai. Contacte directamente con el proveedor y nos facilitaron información con respeto a este proceso de importar de India a España; pero debido a la diferencia horaria con India, tuvimos que esperar al día siguiente.

El día 28 de marzo, recibimos información de nuestro agente en India, explicando que el proveedor indio había entregado la documentación y mercancía a su transitario usual, no tenía mayor información y proporciono el contacto de su transitario. Nuestro agente nos informó que la mercancía había sido recogida el día 15 de marzo, y embarcada el día 19   y nos adjuntó la documentación disponible, proporcionada por la empresa transitaria del exportador: AWB y factura.

Contactamos inmediatamente a la aerolínea en España y verificamos que la mercancía ya había llegado a Madrid el día 23 de Marzo.

(Es interesante que observe la cronología y las incidencias que se estaban desarrollando, el incumplimiento de los plazos y el total desconocimiento del importador de todo lo acontecido.) 

V. Procedimientos inadecuados que cuestan dinero y prestigio al importar de India a España

5.1 Negociar en desventaja

El cliente importador asumió una posición de alto riesgo, en primer lugar porque realmente desconocía los requisitos documentales para la importación de estas mercancías, y no busco asesoría competente.

No utilizó ningún  medio de pago internacional o mecanismo que al menos le hubiese garantizado que efectivamente la mercancía estaba terminada y lista para ser embarcada antes de pagar. Simplemente confió en el proveedor al que no conocía, sino básicamente por una recomendación.

¿Podía haber negociado mejor? Sí, es fundamental considerar que para poder importar de India a España, cada producto puede tener diferentes exigencias documentales, certificaciones, o ser sometido a inspecciones, etc.  en función del país de origen,  su naturaleza o uso.

En este caso, el importador pudo recurrir a cualquier empresa transitaria de España y rápidamente le explicarían Cómo importar desde India a España, en este caso prendas para niños.

(En un artículo anterior explicamos lo que es una empresa transitaria y cómo puede apoyarse en ellas).

Con respecto a la forma de pago, los créditos documentarios internacionales son la herramienta por excelencia, que, en resumen, condiciona el pago a la entrega de las mercancías contra la presentación de documentos previamente pactados. Estos mecanismos suelen tener costes elevados. Su uso dependerá del criterio del importador, el valor de la operación, o el grado de confianza que exista entre las partes.

También, se puede recurrir a una empresa verificadora (SGS, Bureau Veritas u otras) quienes brindan diferentes opciones y servicios, para verificar por cuenta el contratante, las calidades, cantidad, embalaje, documentación etc., y condicionar el pago al certificado emitido por ellos, en el caso que el crédito documentario no sea una opción.

En este caso, el importador Español pagó el total del valor pactado, sin tener ningún elemento de presión ni capacidad de ejercerla ante cualquier incumplimiento del proveedor.

(Observe que no se tomaron mayores precauciones con respecto al producto y garantías de entrega, elementos básicos de toda operación internacional, pero los mayores problemas aún  están por venir a continuación)

 5.2 Documentos  incompletos y  erróneos

Como habíamos mencionado anteriormente, el exportador indio y su empresa transitaria usual, solo elaboraron un AWB, una factura y un certificado de origen. Sin embargo,  para la importación de estos productos se requiere, factura comercial,  packing list en el cual se especifique el detalle de cantidades y talla y composición  y un FORM A, para poder acogerse a las reducciones arancelarias correspondientes (en este caso del 12% al 9,%) No un certificado de origen.

5.3 AWB (Conocimiento aéreo)

El exportador indio  y su transitario solo consigno en la casilla de Notify, un teléfono; es recomendable consignar siempre un email y teléfono.  Es muy probable que, en este caso, la aerolínea haya llamado al consignatario para avisar de la llegada de la mercancía y al no tener respuesta no insistieran, y el importador no se enteró que la mercancía ya estaba  en Madrid desde hacía 5 días.  Es usual que el exportador o su empresa transitaria, notifiquen al consignatario y envíen copia de los documentos vía email, pero por negligencia, descoordinación u olvido, esto tampoco se dio.

Las aerolíneas solo conceden tres días libres para retirar las mercancías. Una vez transcurridos,  facturan a razón de entre 7 y 10 euros más IVA, por día, por cada 100 kilos o fracción, desde el primer día de la llegada de la carga.

Por esta razón y en la medida de lo posible recomendamos siempre programar la llegadas los primeros días de la semana y tener capacidad de maniobra en caso imprevistos.

En este caso, desde la llegada de la mercancía 23/03 hasta el día en que se retiró del aeropuerto 03/04 transcurrieron 12 días de demoras, lo que supuso un coste de 551,76  incluido el IVA.

(Observe que el importador no exigió que se le envié la documentación o al menos copia del AWB, y el exportador y su transitaria no tuvieron mayor interés en comunicar el embarque, todo el control de la logística quedó a cargo del exportador.)

5.4 Factura de exportación

La factura de exportación fue emitida especificando el INCOTERMS C + F cuando realmente habían pactado un DAP (Delivery at place), y no se consignó específicamente el valor del flete.

El INCOTERM C+F ya no se utiliza, y no está consignado en los INCOTERMS 2010, qué son los vigentes actualmente.  La entrega de la mercancía importada de India a España debía hacerse en el almacén del importador,  lo cual definitivamente no fue lo que entendió el exportador durante la negociación. En consecuencia, no estuvo dispuesto a asumir ningún gasto adicional (Transporte interno desde el aeropuerto hasta almacén del importador, a 380 km de Madrid, gastos de llegada de la aerolínea entre otros).

¿Pudo evitarse este mal entendido? Sí, en principio especificando claramente los datos a consignar en la factura (Valor de la mercancía, valor del flete y el INCOTERM pactado).

Cuando tiene lugar un proceso en el que hay que importar de India a España, es importante desagregar el valor de la mercancía y el valor del flete, porque de lo contrario, y aunque se indique el INCOTERM correctamente, las autoridades pueden solicitar la factura del flete correspondiente.

Esto se puede demorar en el despacho de aduanas, o puede dar lugar, a tener que incrementar al valor de la factura, el valor del flete, para efectos de estimar la base imponible al momento de despachar la mercancía.

El INCOTERM, recomendable en este caso, debió ser el DAP (Delibery at Place) + Localización del Almacén del importador, de esta forma no cabría lugar a dudas, ya que la función del INCOTERM es precisamente, definir las responsabilidades del vendedor como del comprador y las condiciones de entrega.

Ante la negativa del vendedor, y la urgencia, el importador debió asumir todos los gastos de llegada y transporte hasta su almacén por valor de 168.46 € aproximadamente para poder concluir este proceso de importar de India a España.

5.5 PACKING LIST (LISTA DE CONTENIDO)

A la hora de importar de India a España, este documento no se había realizado,  aunque en otro tipo de productos, este documento puede no ser tan determinante.

En el caso de las prendas textiles de niños, es fundamental, porque estas mercancías deben pasar SOIVRE, (Servicio Oficial de Inspección, Vigilancia y Regulación del Comercio Exterior), el cual se ocupa de expedir certificados de conformidad con las normas de seguridad aplicables a la importación de productos industriales de consumo como textiles, calzado o juguetes.

Cuando se procede a importar de India a España, las autoridades deben verificar la cantidad, etiquetado, composición y tallaje etc. Si esto no coincide la mercancía puede no ser aceptada o requerirse más documentación.

En este caso el importador debió gestionar e insistir con el exportador directamente,  dada la poca disposición a colaborar demostrada por la empresa transitaria del exportador y el exportador mismo.

5.6 FORM A

El exportador y su empresa transitaria, emitieron un “Certificado de origen” y no el FORM A requerido para estas prendas. Esto supuso pasar a pagar 12% de aranceles en lugar de los 9,6 %, que correspondía si se hubiera emitido el FORM A, lo que en valor supuso 220 € adicionales.

(Es evidente el desconocimiento del exportador y del importador en cuanto a los requerimientos de importación de su producto, en España, en este caso estamos tratando de un embarque pequeño y valores digamos “Manejables”, pero cabe reflexionar sobre cada una de nuestras operaciones y el impacto que esto podría suponer en cada caso.)

VI. No controlar la logística.

En estas operaciones de importación internacional, en este caso de India a España,  en muchos casos los importadores encuentran más cómodo el dejar toda la logística en manos del exportador, pero como habrá podido observar, en este proceso, ni  el exportador ni su transitaria procedieron con la diligencia necesaria y las consecuencias las ha tenido que asumir el importador.

¿Es siempre más conveniente asumir el control total de la logística cuando se importa de India a España? No necesariamente,  cada operación debe ser analizada al detalle, dependiendo del producto, del país, de las distancias, de la legislación, etc.  No es lo mismo transportar 20 cajas de textiles que maquinaria pesada, con extra dimensiones o productos perecederos, que recoger la mercancía en Europa que en EEUU, Latinoamérica o África, el conocimiento local es fundamental.

Sin embargo, nuestra experiencia tanto en envíos aéreos como marítimos de gran volumen aconseja evaluar en cada caso, la opción de controlar la logística en su totalidad, a continuación algunas consideraciones:

• Asegure la calidad del servicio y elija opciones: Dado que usted contrata directamente a través de su empresa transitaria toda la operativa, el transporte local,  el flete, el seguro,  , y tiene coordinación directa con su transitaria.
• Economice: Probablemente su transitaria encuentre mejores fletes y condiciones de transporte y servicios adicionales. No obstante y dependiendo de la magnitud de la operación, de la dificultad del país o de la naturaleza de las cargas, siempre es recomendable solicitar al proveedor los precios desglosados de la logística para efectos de poder comparar.
• Manténgase informado: Su transitaria a través de su agente en origen, puede informarle al detalle de la situación de su carga en cada paso, y así, evitar situaciones como las descritas en este caso o, tomar acciones correctivas inmediatas en caso de imprevistos.
• Asegúrese de conocer perfectamente los requisitos de importación o exportación de su producto: Su agencia transitaria está en capacidad de proveerle toda la información necesaria y asegurarse que su proveedor cumpla con preparar los documentos en tiempo y forma antes inclusive del embarque.
• Genere conocimiento para su organización: Cuando usted controla toda la logística tiene la oportunidad de conocer más acerca de su producto, del país de su proveedor, de su proveedor o identificar

VII. Consideraciones finales

El coste total imprevisto para el importador fue de 858,71 € (11,29 % de su coste inicialmente previsto), valor que pudo haberse evitado sin mayor problema con una planificación básica y con el apoyo en una empresa transitaria

El importador entregó las mercancías a sus clientes con retraso,  este tal vez sea el costo más significativo para la empresa. Los plazos, particularmente el caso de  las prendas textiles son primordiales.

En Kanvel, trabajamos en prácticamente todos los países del mundo a través de nuestra red de agentes global WCA, desarrollando y aplicando protocolos de actuación que le brindan seguridad, economía y atención personalizada a cada uno de sus embarques. Esperamos que esta breve experiencia compartida con ustedes les  haya sido de utilidad y si necesitan resolver cualquier duda se pongan en contacto con nosotros.